Als je een online bedrijf runt, is een sterke klantenondersteuning een must. Je moet je openstellen voor je klanten, hun feedback in ontvangst nemen, en hen een betrouwbare manier geven om op elk moment contact met je op te nemen.
Hoewel chatbots, webformulieren, en tickets dit proces gemakkelijker maken, blijft het goede oude telefoontje nog steeds de beste manier om bepaalde vragen van klanten op te lossen. Om hun call centers te beheren, vertrouwen veel bedrijven op VoIP bedrijfstelefoonsystemen in plaats van vaste lijnen.
Een VoIP nummer krijgen is niet moeilijk, en het brengt een hele reeks voordelen met zich mee. In dit artikel zullen we proberen enkele vragen over VoIP nummers te beantwoorden, uit te leggen wat ze zijn, hoe je ze gemakkelijk kunt instellen, en welke VoIP aanbieder het beste voor je is.
Wat is een VoIP nummer?
Voor we diep op het onderwerp ingaan, zoeken we eerst uit wat VoIP nummers zijn en hoe ze werken.
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol, wat eenvoudigweg betekent dat een VoIP systeem je Internet verbinding gebruikt om gesprekken aan te nemen en te voeren. In tegenstelling tot je vaste telefoonlijn vertrouwt VoIP bellen niet op koperen bedrading, maar op dezelfde breedbandverbinding die door je Wi-Fi-verbinding of router mogelijk gemaakt wordt.
Bovendien hoef je bij veel VoIP systemen niet eens een fysiek toestel te installeren om te werken – je kunt je smartphone of laptop gebruiken om je gesprekken te beheren. VoIP systemen worden meestal geleverd met een desktop, browser, en smartphone apps die je veel meer bieden dan alleen gesprekken aannemen, en daar komen we zo op.
Nu de VoIP markt blijft groeien, en nieuwe VoIP aanbieders hun diensten blijven aanbieden, laten bedrijven en particulieren over de hele wereld hun vaste lijnen vallen en stappen over op VoIP. In feite tonen studies aan dat overal in de Europa vaste lijnen langzaam minder prominent worden, en dat is een trend die zich zeker zal doorzetten naarmate de voordelen van VoIP duidelijker worden.
Waarom zou je een VoIP nummer gebruiken voor je kantoortelefoon?
Het is duidelijk dat een VoIP nummer van grote dienst kan zijn voor particulieren en huishoudens – de meeste hebben onbeperkte belminuten en een aantal functies zoals videobellen of vergaderen die je belervaring veel geavanceerder kunnen maken. Als je graag en veel belt, zul je uiteindelijk waarschijnlijk geld besparen, want de meeste VoIP aanbieders geven je een onbeperkte hoeveelheid minuten.
Maar als je in de zakenwereld komt en VoIP bedrijfstelefoonsystemen vergelijkt met vaste lijnen, begin je pas echt de talrijke voordelen ervan te zien. Hier zijn enkele voordelen van VoIP boven vaste lijnen.
Functies. VoIP hulpmiddelen bieden je bijna altijd een heleboel extra functies die van groot nut zijn voor je klantendienst – zaken als gespreksopname, doorschakelen, text to speech spraakrobot, meerdere extensies, en auto-attendants kunnen je helpen je bedrijfsimago te verbeteren en je klantenondersteuning efficiënt te laten verlopen.
Flexibiliteit. Met VoIP telefoonsystemen kun je je klantendienst van overal beheren, en sommige aanbieders bieden zelfs een wereldwijd telefoonnummer, zodat je zelfs een internationaal team in dienst kunt nemen. Het team kan ook van thuis uit werken, wat een groot voordeel is, vooral in 2022!
Samenwerking. Als je team in ploegen werkt en de werklast verdeelt, is het erg belangrijk dat je over goede samenwerkingshulpmiddelen beschikt. Sommige VoIP systemen bieden functies zoals dashboards en rapporten die het voor iedereen veel gemakkelijker maken om op de hoogte te blijven en verder te gaan waar hun teamgenoten gebleven waren.
Aanpasbaarheid en schaalbaarheid. Of je nu een klein of groot team hebt, een internationaal of wereldwijd publiek, een rijk of een bescheiden budget – je kunt gemakkelijk een VoIP dienst vinden die aan je behoeften voldoet. Bij sommige VoIP hulpmiddelen kun je zelfs de functies kiezen die je wilt en die tegen een kleine vergoeding aan je betaalplan toevoegen. En als je blijft groeien, kun je altijd dingen toevoegen, plannen upgraden, of zelfs van VoIP aanbieder veranderen als je je vorige ontgroeid bent.
Hoe zet je een VoIP telefoonsysteem op?
Het opzetten van de meeste VoIP systemen is vrij eenvoudig, maar hier zijn enkele stappen die je moet nemen om zeker te zijn dat je de goede kant op gaat.
- Bepaal hoeveel gebruikers je zult hebben. Omdat je gesprekken door je breedbandverbinding zullen worden afgehandeld, moet je precies weten hoeveel gebruikers (lijnen) je nodig zult hebben. Afhankelijk van dit aantal moet je misschien van Internet provider veranderen of je plan upgraden. Belangrijker is dat sommige VoIP providers hun tariefplannen samenstellen op basis van je aantal extensies, dus je moet dit in gedachten houden.
- Stel een budget vast. Afhankelijk van je provider en het plan dat je kiest, kun je uiteindelijk overal tussen 15 tot meer dan 150 per maand betalen, per gebruiker. Bepaal een budget en probeer je niet te laten meeslepen door de leuke mogelijkheden die sommige aanbieders bieden. Het is ook belangrijk te vermelden dat sommige providers aanzienlijke kortingen geven als je ervoor kiest jaarlijks in plaats van maandelijks te betalen.
- Kies een VoIP aanbieder. Als je eenmaal weet hoeveel je bereid bent uit te geven, kun je beginnen met het bekijken van de mogelijkheden van providers. Kijk goed naar hun mogelijkheden, prijzen, klantenservice, en zorg ervoor dat er geen verborgen kosten zijn. Sommige providers bieden gratis proeven aan, zodat je zelfs hun uitstraling kunt vergelijken voor je beslist.
- Instellen en configureren. De meeste VoIP diensten (vooral de nieuwe) zijn vrij eenvoudig op te zetten. Veel ervan vereisen geen hardware – je hoeft alleen maar een programma te downloaden, het te installeren, en het is klaar voor gebruik. Zelfs als de dienst wel hardware nodig heeft om te werken, is het instellen meestal zo eenvoudig als je ethernet kabel in het apparaat steken en eenvoudige instructies volgen. Het hele proces duurt zelden langer dan 10 minuten.
